Carta de cobrança: Como fazer, dicas e modelos
A carta de cobrança é um dos meios mais eficazes (e respeitosos) de lembrar um cliente sobre uma dívida em aberto.
Quando bem escrita, ela ajuda a manter o relacionamento, facilita o entendimento da pendência e ainda mostra que a empresa está aberta ao diálogo.
Neste conteúdo, você vai ver o que é, quando usar, como escrever e o que não pode faltar em uma carta de cobrança eficiente.
Além disso, trazemos modelos prontos pra te ajudar a colocar em prática com mais confiança. Vamos lá!
O que é carta de cobrança?
A carta de cobrança é uma forma formal e respeitosa de lembrar o cliente que existe uma pendência financeira em aberto.
Ela serve como um registro da tentativa de contato e mostra que a empresa está aberta ao diálogo e à negociação.
Pode ser enviada por e-mail, correio ou até mesmo por aplicativos de mensagem, desde que o conteúdo seja claro, objetivo e mantenha o tom profissional.
Mais do que um simples aviso de dívida, ela deve reforçar o compromisso da empresa com o cliente, sem constranger ou pressionar de forma excessiva.
Qual o objetivo da carta de cobrança?
O principal objetivo é recuperar o valor que está em aberto sem perder o bom relacionamento com o cliente.
Ela ajuda a organizar o processo de cobrança e dá ao cliente a chance de regularizar a situação antes que a empresa tome medidas mais rigorosas, como negativação ou ação judicial.
Uma boa carta de cobrança mostra que a empresa é séria, profissional e está disposta a resolver a pendência com bom senso.
Por que fazer uma carta de cobrança?
Porque cobrar com empatia e estratégia faz toda a diferença. A carta de cobrança dá um tom mais equilibrado ao processo, evitando abordagens agressivas ou mal interpretadas. Além disso, ela:
• Formaliza a comunicação com o cliente;
• Garante registro da tentativa de resolução amigável;
• Pode ser usada como prova em casos futuros, se necessário;
• Ajuda a manter uma imagem positiva da empresa, mesmo durante a cobrança.
A carta é um primeiro passo importante na régua de cobrança. Quanto mais cedo for usada, maiores as chances de recuperação amigável.
Leia também: Cobrança de dívidas - Tipos e como fazer de forma eficiente.
Quando utilizar esse recurso pra cobrar clientes?
• Quando o cliente não respondeu aos primeiros contatos;
• Quando você quer propor uma renegociação;
• Quando precisa reforçar prazos e condições de pagamento.
Exemplos de modelos de carta de cobrança
1. Cobrança amigável (logo após o vencimento)
[informações da dívida e formas de pagamento]
2. Proposta de negociação
[apresente uma sugestão de parcelamento ou desconto]
Entre em contato e vamos encontrar a melhor solução juntos.
3. Cobrança mais incisiva (dívida em aberto há muito tempo)
Reforçamos nosso canal de atendimento para dúvidas ou negociação: [contato].
Quais informações incluir em uma carta de cobrança?
• Nome e dados do cliente: personalização é essencial;
• Valor da dívida: inclua o total e, se possível, um detalhamento;
• Data de vencimento: tanto da dívida quanto do novo prazo sugerido;
• Origem da dívida: explique de forma simples o que gerou o débito (compra, serviço, fatura, etc.);
• Formas de pagamento: link para boleto, pix, dados bancários ou botão de pagamento online;
• Contato para dúvidas: telefone, WhatsApp ou e-mail direto com a área de cobrança;
Leia também: Cobrança Extrajudicial - O que é e o que fazer?
Como fazer uma carta de cobrança? Dicas essenciais
Escolha a linguagem e tom de voz adequados
Defina o canal que será utilizado
Ofereça opções de negociação
Facilite o pagamento
Personalize a mensagem de acordo com o estágio da dívida
Leia também: Direitos do consumidor - O que as empresas podem e não podem fazer ao cobrar uma dívida.
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